Cuidado com erros de preenchimento e evite multas no eSocial!
O eSocial surgiu para simplificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais ao governo, centralizando dados enviados por diferentes sistemas. Na teoria, a plataforma promove maior controle e padronização. Porém, o nível de exigência e precisão faz com que qualquer pequeno erro transforme em multas no eSocial. Para as empresas, entender os riscos é o primeiro passo para evitar penalidades.
Sendo assim, o preenchimento incorreto, incompleto ou fora do prazo das informações no eSocial é um dos principais motivos para autuações. Em um cenário onde a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, a Previdência e outros órgãos têm acesso aos dados em tempo real, não há espaço para falhas. Por isso, cuidar da conformidade não é apenas uma questão de organização. É uma estratégia de proteção financeira e reputacional.
O peso das multas causadas por erros no eSocial
O eSocial não perdoa. Os erros mais comuns vão desde o simples preenchimento incorreto de um campo até a omissão total de eventos obrigatórios, e todos eles têm consequências legais previstas em legislação já vigente. Um descuido pode custar caro, especialmente quando não se compreende os porquês das exigências ou não se possui estrutura adequada para o cumprimento das obrigações.
Entre os principais riscos, destacam-se as penalidades aplicadas com base na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), no Código Tributário Nacional e em normativas específicas da Receita Federal. A seguir, vamos explorar os impactos mais frequentes desses erros.
Admissões não registradas dentro do prazo legal
Um dos eventos mais fiscalizados no eSocial é o registro da admissão. A empresa deve informar a contratação de um novo colaborador antes mesmo de o empregado começar a trabalhar. Caso a admissão não aconteça no prazo correto, a multa prevista pode chegar a R$ 3.000 por empregado, podendo ser ainda maior em caso de reincidência.
Além do prejuízo financeiro, esse tipo de falha compromete o histórico do trabalhador e gera inconsistências que afetam inclusive o recolhimento de encargos.
Não envio ou atraso na comunicação de afastamentos
A comunicação de afastamentos por doença, acidente de trabalho, licença maternidade ou qualquer outro motivo também deve seguir prazos rigorosos. Quando a empresa deixa de registrar esses eventos corretamente, há chances de lidar com multas que variam entre R$ 1.812 e R$ 181.284, a depender da gravidade da infração e da quantidade de funcionários afetados.
Essa comunicação é essencial para garantir o acesso do trabalhador aos seus direitos, como auxílio-doença e estabilidade, e o não cumprimento dessa obrigação pode configurar negligência.
falhas em eventos periódicos e não periódicos também gera multas no eSocial
A não entrega, entrega incompleta ou fora do prazo de eventos periódicos (como a folha de pagamento) e não periódicos (como desligamentos ou alterações cadastrais) resulta em multas que seguem os parâmetros da Instrução Normativa RFB nº 2.005. Essas penalidades se aplicam com base no número de ocorrências, o que significa que empresas com muitos colaboradores estão mais expostas a valores elevados.
A multa mínima por não envio da folha de pagamento, por exemplo, é de R$ 500 por mês de atraso. Já no caso de erros que envolvem recolhimento de FGTS, o valor varia de 2% ao mês sobre o valor não recolhido, acrescido de juros e correção monetária.
Ausência ou erro no envio de informações de SST
As informações de Saúde e Segurança do Trabalho também fazem parte do escopo do eSocial. Deixar de enviar o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) ou não comunicar corretamente os riscos ocupacionais gera penalidades que ultrapassam R$ 6.000. Além de colocar a empresa sob suspeita em auditorias futuras.
A legislação exige que a empresa comprove o fornecimento de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), o monitoramento de riscos e a realização de exames médicos ocupacionais. Esses dados, quando não enviados corretamente, comprometem a conformidade da organização.
Ausência de registros e inconsistência de dados
Outro risco comum envolve inconsistências nos dados enviados. Erros simples, como divergência no CPF do trabalhador, data de nascimento incorreta ou CNPJ do tomador de serviço errado, geram rejeição dos arquivos. Nesse sentido, a empresa, muitas vezes, nem percebe a falha e só descobre o problema quando já está fora do prazo de envio.
Mesmo que essas situações não resultem automaticamente em multa, elas atrapalham o fluxo de informações e afetam o cumprimento de outras obrigações. Se o problema persistir, o órgão fiscalizador pode autuar a empresa por descumprimento reiterado da legislação.
Atrasos na entrega de eventos de desligamento gera multas no eSocial
O evento de desligamento também merece atenção. Devendo-se registrar em até 10 dias após o término do contrato de trabalho. Assim, a não observância desse prazo acarreta multa de R$ 170 por empregado, além de penalidades adicionais em caso de irregularidade nos valores de verbas rescisórias.
Então, mais do que uma questão burocrática, o desligamento corretamente informado assegura os direitos do trabalhador e protege a empresa de questionamentos futuros.
Como evitar erros e multas com o apoio da Quantum Grupo?
Sabendo que o eSocial exige precisão absoluta, contar com uma empresa especializada é a melhor maneira de se proteger. A Quantum Grupo atua exclusivamente com o projeto eSocial desde 2017 e tem em seu histórico mais de 200 projetos de mapeamento, diagnóstico e adequação.
Ao terceirizar o preenchimento do eSocial com a Quantum, a empresa tem acesso a uma equipe multidisciplinar composta por profissionais de RH, jurídico, saúde e segurança do trabalho, fiscal e tecnologia. Essa estrutura garante que cada evento seja preenchido com assertividade, dentro dos prazos e de acordo com o layout oficial do governo.
Além disso, a Quantum oferece soluções completas, como o BPO eSocial, a consultoria especializada e o sistema QG360, que automatiza os envios e reduz a chance de falhas humanas.
O custo das multas no eSocial é muito maior do que o investimento na prevenção
Ignorar a complexidade do eSocial ou tentar resolvê-lo apenas com esforços internos parece uma economia no curto prazo, mas os riscos são altos. Um único erro arrisca meses de trabalho e gera multas capazes de afetar o caixa da empresa.
Por fim, mais do que cumprir com uma obrigação legal, adotar uma postura preventiva significa proteger a reputação, evitar desgastes com fiscalizações e garantir que a operação siga em conformidade com o Fisco.
Gostou desse conteúdo e deseja saber mais detalhes sobre a segurança mediante o eSocial? Entre em contato com a nossa equipe e tenha suporte total! Ficaremos por aqui, mas, se quiser mais novidades sobre o assunto, nos acompanhe pelas redes sociais. Até a próxima!